Categories
Galia ir pinigai Lyderystė

Kaip lyderiai veda susirinkimus?

Turite organizaciją? Turite įmonę? Dažnai tenka vesti susirinkimus ir tokiu būdu bendrauti su pavaldžiais darbuotojais? Tada greičiausiai jau pastebėjote, kad efektyviai pravesti susirinkimą ne taip jau ir lengva. Visada atsiras tokių, kurie trukdys darnų susirinkimo darbą. Visada atsiras tokių, kurie neturėdami kompetencijos norės užimti jūsų kėdę. Taigi, kaip to išvengti?

Pirmiausia susirinkimui turite parašyti darbotvarkę. Joje turi atsispindėti, kodėl šaukiamas šis susirinkimas? Ką mes jame darysime? Ką darys dalyviai? Koks turi būti rezultatas? Kodėl nariai turėtų dalyvauti? Kai atsakysite sau į šiuos klausimus, o tada paruošite dienotvarkę ir pasidalinsite ja su susirinkimo dalyviais nereikės stebėtis, kodėl pas jus į susirinkimą neatėjo nei vienas dalyvis… Atminkite, tinkamas planavimas apsaugo nuo apgailėtinų rezultatų.

Tada atėjus susirinkimo laikui, jei jau esate susirinkimo vadovas, tai pasistenkite vadovo statusą ir išlaikyti. Visada atsiras žmonių, kurie mėgins išmušti jus iš vėžių. Jei pasiduosite, tada vadinasi, kad jums dar reikia mokintis vadovauti. Siūlau pažiūrėti video, kaip Vilniaus miesto meras Artūras Zuokas taksistų piketą numalšino. Man tai puikus pavyzdys. Tai galima suvaldyti kiekvieną susirinkimą, nereikia įrodinėti, kad jūs kažkoks kitoks, kad į viską žiūrite kitaip, tiesiog nusileiskite iki tų nesuprantančių lygio, kalbėkite jų vartojamu balso tonu, žargonu ir t.t. Žmogus pamatęs save iškart susimąsto, ar aš irgi taip blogai atrodau, kaip jis? Aš daugiau toks nebūsiu.

Toliau dar papasakosiu apie septynias susirinkimo vedimo taisykles:

  1.  Pasiruošti – tai, ką minėjau antroje pastraipoje.
  2. Užmegzti kontaktą su susirinkimo dalyviais (susirinkimo sėkmė priklauso nuo susirinkimo vietos, kad būtų visiems patogu atvykti, aplinka formali ar neformali, netgi stalo forma turi įtakos susirinkimui, o galbūti užmezgę kontaktą sužinosite, gal kuris žmogus nori pirmininkauti susirinkimui, pasitarkite išklausykite jo, leiskite jam pabandyti).
  3. Sužinokite, kaip kiekvienas dalyvis mato situaciją. Kiekvienas susirinkimo dalyvis mato situaciją skirtingai, todėl reikia ją kiek įmanoma suvienodinti. Taip susirinkimas eisis kur kas sklandžiau, nes dažnai atsiranda tokių, kurie galvoja – „jau aš tiek daug visko darau, bet kiti to nepastebi“, o kaip pastebės, jei jūs jų neinformuojate, o jie galimybės pamatyti neturi? Tokie žmonės, kurie jaučiasi neįvertinti taip trukdo sklandžiam darbui.
  4. Surikiuokite prioritetus – dėliodami dienotvarkę visada į pradžią dėkite svarbiausius klausimus, nes dalyvių ausys ir smegenys tuo metu mažiausiai pavargę ir pasiruošę darbui, todėl didesnė tikimybė priimti gerus sprendimus ir gauti rezultatus.
  5. Problemas paverskite užduotimis. Jei jūsų komanda susiduria su problemomis, paverskite jas užduotimis, duokite konkretų laiką iki kada turi būti rezultatai ir rėmus kokie jie turi būti. Motyvuokite, kad tai įmanoma perduodamas savo patirtį.
  6. Paskirstykite atsakomybę – atsakomybė skirstoma taip, kad nebūtų vieni žmonės apkrauti labiau nei kiti žmonės. Taip pat vertinama kiekvieno žmogaus kompetencija atlikti tam tikrą darbą.
  7. Padėti tašką – vadovas turi visada padėti taškus ant i, jei atrodo, kad sprendimas neaiškus ar negalutinis, vadovas turi padaryti taip, kad jis būtų aiškus ir galutinis.

Yra dar begalės straipsnių apie tai, kaip efektyviai vesti susirinkimus, bet aš parašiau tik tai, kas veikia mano praktikoje. Sėkmės ir jums vedant savo susirinkimus.

 

Arnoldas Kubiliūnas